FAQtograf virtualne asistencije

virtualni asistent FAQtograf
PRONAĐITE ODGOVORE NA NEKA OD NAJČEŠĆE POSTAVLJANIH PITANJA.

    Virtualni asistent je osoba koja pruža profesionalne administrativne, tehničke ili kreativne usluge klijentima putem interneta. Oni su, zapravo, vaš virtualni uredski pomoćnik koji vam može pomoći u raznim zadacima, od upravljanja e-poštom i zakazivanja sastanaka do vođenja društvenih mreža i izrade prezentacija. To je osoba od povjerenja kojoj delegirate svoje zadatke kako bi se potpuno i bezbrižno u potpunosti posvetili svom primarnom interesu – napretku svog poslovanja.

    Mogućnosti virtualnih asistenata su gotovo neograničene i prilagođavaju se specifičnim potrebama svakog klijenta. Neki od najčešćih zadataka koje obavljaju uključuju:

  • Upravljanje e-poštom: Odgovaranje na poruke, organiziranje inboxa, upravljanje kontaktima.
  • Zakazivanje sastanaka: Koordinacija rasporeda, rezervacija sastanaka, upravljanje kalendarima.
  • Administrativni poslovi: Unošenje podataka, izrada izvješća, priprema prezentacija.
  • Marketing i društvene mreže: Kreiranje sadržaja, upravljanje društvenim profilima, oglašavanje.
  • Istraživanje: Pronalaženje informacija, analiza tržišta, priprema prezentacija.
  • Virtualna asistencija: Pružanje podrške u virtualnim događajima, webinarima i konferencijama, te organizacija istih.

    Postoje mnogobrojne prednosti korištenja virtualnog asistenta-vašeg osobnog pomoćnika u poslovanju, neke od njih su i:

  • Povećanje produktivnosti: Omogućuje vam da se fokusirate na važnije zadatke.
  • Smanjenje troškova: Eliminira potrebu za zapošljavanjem punog radnog vremena.
  • Povećana fleksibilnost: Možete angažirati virtualnog asistenta po potrebi i prilagoditi radno vrijeme.
  • Pristup globalnim talentima: Možete pronaći virtualnog asistenta s bilo kojeg mjesta u svijetu.

    Pronalaženje pravog virtualnog asistenta može biti odlična investicija za vaše poslovanje. Evo nekoliko provjerenih načina kako ih pronaći:

      1.  Specijalizirane platforme za virtualne asistente
  • GoThrive: Hrvatska platforma  koja nudi usluge virtualnih asistenata i edukaciju za one koji žele postati virtualni asistenti sa detaljnom bazom virtualnih asistenata,  njihovim kompetencijama i specijalizacijom – vama na izbor.
  • Virtual Staff Finder: Platforma koja se specijalizira za povezivanje poslodavaca s virtualnim asistentima.
      2. Online platforme za freelancing
  • Upwork: Najveća svjetska platforma za freelancing, nudi širok raspon virtualnih asistenata s različitim vještinama.
  • Fiverr: Popularna platforma za manje projekte, gdje možete pronaći virtualne asistente koji nude svoje usluge po fiksnim cijenama.
  • Freelancer: Još jedna velika platforma koja omogućuje pretraživanje po različitim kriterijima, uključujući vještine, iskustvo i cijenu.
     3. Društvene mreže
  • LinkedIn: Koristite LinkedIn za pretraživanje profila virtualnih asistenata, posebno onih koji su specijalizirani za vaše područje.
  • Facebook grupe: Postoje brojne Facebook grupe posvećene virtualnim asistentima, gdje možete postaviti upit i dobiti preporuke.
     4. Preporuke
  • Poslovna mreža: Pitajte svoje poslovne partnere, prijatelje ili kolege jesu li imali pozitivna iskustva s nekim virtualnim asistentom.

    Prilikom odabira virtualnog asistenta obratite pažnju na sljedeće:

  • Vještine i iskustvo: Provjerite ima li potrebne vještine i iskustvo za obavljanje zadataka.
  • Dostupnost: Provjerite je li dostupan u vrijeme koje vam odgovara.
  • Komunikacija: Dobra komunikacija je ključna za uspješnu suradnju.
  • Cijena: Usporedite cijene različitih virtualnih asistenata.
  • Reference: Zatražite reference od prethodnih klijenata.

    Rad s virtualnim asistentom donosi brojne prednosti, ali isto tako potiče i određena etička pitanja. Evo nekoliko ključnih smjernica koje bi trebali imati na umu:

  • Poštivanje privatnosti: Kao i kod svakog poslovnog odnosa, povjerljivost je od najveće važnosti. Osigurajte da vaš virtualni asistent ima jasne upute o zaštiti vaših podataka i da neće dijeliti informacije s trećim stranama.
  • Jasne smjernice i očekivanja: Od samog početka jasno definirajte svoja očekivanja, rokove i način komunikacije. To će pomoći u izbjegavanju nesporazuma i osigurati da oboje radite prema istom cilju.
  • Pravedna naknada: Osigurajte da vaš virtualni asistent bude adekvatno plaćen za svoj rad. To uključuje plaćanje unutar dogovorenog roka i izbjegavanje nepotrebnih odlaganja.
  • Poštivanje radnog vremena: Iako virtualni asistenti često imaju fleksibilno radno vrijeme, važno je poštovati njihovo vrijeme i izbjegavati nepotrebne zahtjeve izvan radnog vremena.
  • Profesionalan odnos: Iako radite s nekim na daljinu, važno je održavati profesionalan odnos. To uključuje ljubaznu komunikaciju, izbjegavanje neprimjerenih komentara i poštivanje različitosti.

    Povjerljivost podataka je jedan od najvažnijih aspekata prilikom angažiranja virtualnog asistenta. Evo nekoliko načina kako možete biti sigurni da će vaši podaci biti zaštićeni:

  • Izaberite virtualnog asistenta koji ima iskustvo u vašoj industriji.
  • Potpišite ugovor o pružanju usluga koji jasno definira sve uvjete suradnje.
  • Redovito razgovarajte s vašim virtualnim asistentom o važnosti zaštite podataka

 Zapamtite: Iako su ove mjere korisne, nikada ne možete biti 100% sigurni. No, poduzimanjem ovih koraka značajno ćete smanjiti rizik od curenja podataka. načina kako možete biti sigurni da će vaši podaci biti zaštićeni:

    Ako niste zadovoljni uslugama vašeg virtualnog asistenta, važno je brzo reagirati kako biste riješili problem i poboljšali suradnju.

Kako bi prevenirali takve situacije, pravovremeno poduzmite sljedeće mjere:

  • Redovite evaluacije: Redovito se sastajte, (min.jednom tjedno putem video poziva), s vašim virtualnim asistentom kako biste procijenili napredak i riješili potencijalne probleme.
  • Jasna komunikacija: Održavajte otvorenu i iskrenu komunikaciju tijekom cijele suradnje.
  • Realna očekivanja: Postavite realna očekivanja u skladu s vještinama i iskustvom vašeg virtualnog asistenta.
  VAŽNO!

      Ostanite profesionalni: Čak i ako ste nezadovoljni, održavajte profesionalan ton komunikacije.

      Dokumentirajte sve: Sačuvajte svu prepisku i dokaze o pokušajima rješavanja problema.

      Budite strpljivi: Ponekad je potrebno malo vremena da se problemi riješe.

    Evo nekoliko najčešćih pogrešaka prilikom angažiranja virtualnog asistenta:

  • Nedovoljno jasna očekivanja: Nejasno definirani zadaci i rokovi mogu dovesti do nesporazuma i nezadovoljstva.
  • Nedovoljna komunikacija: Loša ili rijetka komunikacija može usporiti rad i dovesti do pogrešaka.
  • Nedostatak povjerenja: Sumnjičavost prema virtualnom asistentu može otežati suradnju.
  • Neodgovarajuće vještine: Angažiranje osobe bez potrebnih vještina može dovesti do nezadovoljavajućih rezultata.
  • Nedovoljno vremena za uhodavanje: Očekivanje trenutnih rezultata može dovesti do frustracije.
  • Neodgovarajući alati: Nedostatak adekvatnih alata za komunikaciju i suradnju može otežati rad.
  • Nedovoljna procjena troškova: Neuzimanje u obzir svih troškova, poput naknada za platforme, može dovesti do iznenađenja.

     Konkretno, cijene se obično kreću od 15 do 30 eura po satu, pa i više. Međutim, ovo je samo okvirna procjena i stvarna cijena može biti viša ili niža ovisi o nizu faktora. (npr. vještina i iskustvo, opseg posla, broj sati, složenosti zadatka, lokaciji asistenta, valuti u kojoj se plaća i dr.)

    Kako biste dobili točnu procjenu, preporučujemo da kontaktirate nekoliko virtualnih asistenata ili agencija koje pružaju usluge virtualne asistencije. Oni će vam moći dati detaljniju ponudu nakon što se upoznaju s vašim specifičnim potrebama.

    Angažiranje virtualnog asistenta nudi brojne prednosti u odnosu na zapošljavanje klasičnog zaposlenika. Delegiranjem rutinskih zadataka, možete se fokusirati na strategiju i razvoj poslovanja. Angažiranjem virtualnog asistentadobivate fleksibilnost, smanjujete troškove, pristupate širokom spektru vještina i štedite vrijeme. 

U slučaju povećanja posla, možete brzo angažirati i dodatne asistente.

    Virtualni asistenti preuzimaju brojne administrativne i operativne zadatke, oslobađajući poduzetnike da se fokusiraju na strateške ciljeve svog poslovanja.

        Najčešće usluge koje poduzetnici traže od virtualnih asistenata su:

  • Administrativne usluge: Upravljanje e-poštom, zakazivanje sastanaka, vođenje kalendara, priprema izvještaja, upravljanje putovanjima.
  • Marketing i društvene mreže: Upravljanje društvenim mrežama, kreiranje sadržaja, e-mail marketing, SEO optimizacija.
  • Pomoć u prodaji: Upravljanje klijentima, obrađivanje narudžbi, priprema ponuda.
  • Asistencija u projektima: Istraživanje, prikupljanje podataka, priprema prezentacija.
  • Virtualna recepcija: Odgovaranje na telefonske pozive, upravljanje dolaznim e-porukama.
  • Knjigovodstvene usluge: Unos podataka, priprema računa, usklađivanje bankovnih izvoda.
  • Virtualna asistencija je idealna za poduzetnike i male tvrtke koje žele poboljšati svoju produktivnost i smanjiti troškove, delegirajući određene zadatke.
  • Outsourcing je prikladniji za veće tvrtke koje žele optimizirati cijele poslovne procese i smanjiti troškove rada.

   Odabir između virtualne asistencije i outsourcinga ovisi o specifičnim potrebama i veličini vašeg poslovanja.

              Delegiranje zadataka ili poslova je proces u kojem jedna osoba povjerava određeni zadatak ili skup zadataka drugoj osobi. To znači da osoba koja delegira daje ovlasti drugoj osobi da obavi taj posao umjesto nje, ali uz određenu razinu odgovornosti.

  • Oslobađanje vremena: Voditelji se mogu fokusirati na važnije strateške zadatke.
  • Razvoj zaposlenika: Dajete priliku zaposlenicima da se razviju i usavrše svoje vještine.
  • Povećanje produktivnosti: Kada se zadaci rasporede na više ljudi, posao se može obaviti brže i učinkovitije.

Pročitajte KAKO USPOSTAVITI UČINKOVITU SURADNJU sa svojim virtualnim asistentom?

 

Niste našli odgovor na svoje pitanje ili imate još pitanja?  Slobodno mi se obratite na mail adresu: 📩 danijela@govirtual-md.online

ili

Pišite ovdje
govirtual 2 kontakt logo
Search